VACATURE: Office manager

– Van ontwerp tot realisatie in eigen beheer –

Over ons

Technohome BV is een toonaangevend en innovatief bedrijf dat gespecialiseerd is in domotica-oplossingen en audiovisuele systemen voor zowel de residentiële als de professionele markt. Met onze duidelijke toekomstvisie op woningautomatisering streven we ernaar om ultiem comfort, gemak en efficiëntie te bieden aan onze klanten. Naast het integreren van diverse installaties in woningen tot één eenvoudig bedienbaar systeem, leveren we ook geavanceerde audiovisuele oplossingen die voldoen aan de eisen van de professionele markt. Ons team van experts werkt met technologieën zoals Crestron en KNX om op maat gemaakte oplossingen te creëren die voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen.

Functie omschrijving

In de rol van Office Manager heb je de verantwoordelijkheid om het kantoor soepel en efficiënt te laten functioneren, evenals het beheer van administratieve procedures. Je speelt een essentiële rol in het creëren van een georganiseerde en gastvrije werkomgeving. Daarnaast draag je mede verantwoordelijkheid voor de planning, in nauwe samenwerking met de planner. Voor deze functie is bekendheid met onze specifieke branche geen vereiste.

Bij TechnoHome krijg je de kans om een stap voorwaarts te zetten in je carrière. Het betreft een zeer zelfstandige rol met een gevarieerd takenpakket. Als Office Manager bied je ondersteuning aan de directie in diverse operationele processen.

Verantwoordelijkheden:

Facilitair Beheer:

• Coördineren van facilitaire diensten, waaronder schoonmaak, beveiliging en onderhoud van kantoorapparatuur;
• De coördinatie van het onderhoud en de schade afwikkelingen van de bedrijfsauto’s;
• De coördinatie en toezicht van het inkoopproces van de projecten;
• Beheren van kantoor voorraden en -apparatuur en het plaatsen van bestellingen indien nodig.

Administratief Beheer:

• Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mails;
• Ondersteunen bij het opstellen en bijwerken van beleidsdocumenten en procedures;
• Verzorgen van vergaderfaciliteiten en het notuleren van vergaderingen indien nodig.

Planning Beheer:

• Coördinatie van de planning
• Beheren van de agenda’s van leidinggevenden en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Coördineren van reisarrangementen en accommodaties.

Personeelszaken:

• Ondersteunen bij het wervingsproces, zoals het opstellen van vacatures en het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• De coördinatie en bewaking van arbozaken, assurantiën en juridische procedures;
• Bijhouden van personeelsdossiers en het organiseren van personeel gerelateerde evenementen.

Financieel Beheer:

• Assisteren bij budgettering en financiële rapportage;
• Beheren van facturatie en uitgaven en bijhouden van financiële documenten;
• Het ondersteunen van de projectleiders/directie inzake het opstellen van offertes.
• Verwerken en beheren van administratieve gegevens in Exact en Excel
• Ondersteunen bij het bijhouden van de boekhouding;
• Aanmaken van facturen;
• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen;
• Beheren en bijwerken van klantgegevens;
• Afhandelen van algemene administratieve taken, zoals het beantwoorden van telefoontjes en het verwerken van e-mails.

Klantcontact

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten, en zorgen voor een positieve ontvangst;
• Centrale telefonie aannemen en eventueel doorverwijzen of bericht aannemen.

Wat vragen we van jou:

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding in een administratieve richting;
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare administratieve, HR of MT functie;
• Uitstekende kennis van Exact en Excel (MS office);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Goede communicatieve vaardigheden en een proactieve houding;
• Vermogen om zelfstandig te werken;
• Flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende prioriteiten;
• Voor deze functie is bekendheid met onze specifieke branche geen vereiste.

Wij bieden:

• Een uitdagende functie (32 uur – 40 uur per week) binnen een dynamisch en groeiend bedrijf;
• Een prettige werkomgeving;
• Een aantrekkelijk salaris, afhankelijk van ervaring en kwalificaties.

Ben je op zoek naar een administratieve uitdaging in een innovatief bedrijf? Solliciteer dan nu en word onderdeel van ons team!